Сроки внедрения информационных систем зависят не столько от выбора продукта того или иного производителя, сколько от правильного определения границ проекта и результатов каждого этапа. Хотя современные информационные системы и предназначены для комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий, именно в «комплексности» и скрывается главный подводный камень «бесконечных» внедрений!
В общем случае речь идет о внедрении системы класса ERP — системы, реализующей не только функции учета, но и планирования производства. В теории (при принятии решения о покупке системы) все выглядит замечательно. Но и продавцы, и покупатели не думают (или не хотят думать) о том, что ни о каком планировании речь идти не может, пока нет учета. И вот уже ожидания не совпадают, а значит, первая проблема в проекте внедрения состоялась — заказчик зачастую не очень готов ограничить рамки первого этапа только учетом, ведь на предприятии, как правило, уже существует одна или несколько учетных систем. Поэтому ценность проекта для него заключается как раз в планировании. И если консультанту не удается (или не хочется) объяснить, почему надо начинать именно с учета, расширяется содержание проекта, три-четыре месяца (в лучшем случае) уходят на обследование, затем три-четыре месяца — на изучение и утверждение его результатов, затем еще несколько месяцев — на согласование проекта системы, и вот… первый год многолетнего проекта внедрения уже позади. Начальные цели и задачи смутно вспоминаются ветеранами компании, а не дай бог, еще и два-три топ-менеджера сменятся…
Определенная доля ответственности лежит и на производителях систем, ведь именно от них долгие годы исходили критика «лоскутной» автоматизации, истории о «комплексном реинжиниринге» и т. п. На практике же реальные результаты возникают совсем не там, где заказчик и консультант пытаются одновременно внедрить всю возможную функциональность КИС или ERP. Есть несколько простых законов: чем больше функциональных областей охватывает обследование (а затем и внедрение) — тем дольше оно длится, и, соответственно, больше времени нужно на проведение интервью, подготовку отчета, согласование результатов, настройку системы, обучение пользователей и так далее. Прибавим к этому хорошо известное обстоятельство, что любой бизнес не стоит на месте и за период согласования некоторые бизнес-процессы могут измениться, а значит — все сначала! И чем шире был охват проекта, тем больше придется описывать и утверждать заново.
Приступая к внедрению любой комплексной автоматизированной системы, необходимо, прежде всего, оценить целесообразность использования большого количества модулей.
Почти всегда есть наиболее критичные области, автоматизировать которые нужно в первую очередь, поэтому стоит распределить усилия во времени — именно поэтому практически во всех успешных проектах содержание (project scope) на первом этапе всегда ограничивают. Ведь нет смысла внедрять, к примеру, функциональность сложного планирования производства, когда производственный учет себестоимости только планируется к реализации, и так далее. Стоит сначала построить «фундамент» системы, получить реально работающие основные модули (имеется в виду промышленная эксплуатация), и только затем поэтапно переходить к внедрению остальной функциональности любой системы.
Хочу еще раз подчеркнуть, что срок внедрения не зависит ни от названия системы, ни от применяемой методологии внедрения, ни от технических решений. Есть две причины затягивания сроков проекта. Одна из области планирования — нельзя стартовать со слишком широким содержанием проекта (и нельзя его расширять в процессе); вторая из soft skills — все задержки возникают в зоне взаимодействия проектных команд заказчика и консультанта, а чем быстрее и эффективнее происходят согласования с двух сторон, тем больше шансов на успех.